Warum diese Entscheidung auch einen großen Einfluss auf die Musik und die Stimmung auf deiner Hochzeitsparty hat?
Genau diese Antworten und meine eigenen Erfahrungen habe ich dir in diesem Ratgeber zusammengefasst. Damit deine Hochzeit ein gelungenes Fest, von Anfang bis zum Ende wird.
Das erwartet dich hier:
Bevor ich mit dem Thema „Hochzeitsplanung“ in Kontakt gekommen bin, dachte ich, mir „Was soll daran bitte so schwer und kompliziert sein?“
Das große Erwachen kam, als mich meine damalige Verlobte und mittlerweile meine Ehefrau mit den ersten Detailfragen konfrontiert hat.
Ab diesem Zeitpunkt wusste ich, warum der Bedarf nach Weddingplannern steigt ;)
Daher habe ich dir, aufgrund der Erfahrungen meiner eigenen Hochzeit und in den vielen Jahren als Hochzeit DJ, ein paar Tipps zusammengefasst.
Ein guter Tipp gleich zu Beginn:
Stelle alle Fragen gleich deiner Ansprechpartnerin oder deinem Ansprechpartner vor Ort.
Warum?
Hat die Location sicher mehr Erfahrung beim Thema Hochzeiten und sollte daher auch Empfehlungen zu deinen Fragen geben können.
Erkennst du anhand der Antworten, wie dein Gegenüber auf dich und deine Fragen reagiert. Bist du eine „Nummer“ oder möchte man zu einem tollen Fest beitragen? Gibt es überhaupt Antworten oder zeigt sich die Location zumindest hilfsbereit und lösungsorientiert?
1) Die Anreise und Erreichbarkeit der Location
Vielleicht für manche ganz klar und absolut logisch diesen Punkt als einen der Basiskriterien deiner Auswahl zu wählen, aber wenn du das nicht bedenkst, kann es zu überraschenden Fragen kommen, auf die du keine Antworten weißt. Im schlimmsten Fall hat das sogar Auswirkung auf die Zu- oder Absagen deiner Gäste.
Diese Fragen solltest du stellen:
Kommt man nur mit dem Auto zur Location oder gibt es auch eine öffentliche Anbindung?
Wenn öffentliche Verkehrsmittel vorhanden sind, wie gut frequentiert sind diese? Es macht einen Unterschied, ob sie regelmäßig fahren oder nur einmal am Tag.
Sind Parkplätze vorhanden und kann man diese für die Hochzeitsgesellschaft reservieren?
In ländlichen Bereichen wird das vielleicht nicht das große Problem sein, aber im Stadtgebiet bei über 60 Gästen kann es herausfordernd werden. Für dich UND deine Gäste. Das hat dann auch Einfluss auf den Ablauf und den Zeitplan.
Ist die Location leicht auffindbar?
Auch dieser Punkt kann zu Verzögerungen führen, wenn sich deine Gäste verfahren oder überhaupt nicht zur Location finden. Teste es am besten selbst und vielleicht hat die Location auch bereits Ideen dazu, wie man die Gäste zu den Parkplätzen leitet, sofern man die Zufahrt wirklich nur schwer zu finden ist.
2) Nächtigungsmöglichkeiten
Nicht alle deine Gäste werden direkt ums Eck deiner Hochzeitslocation wohnen.
Entweder ist deine Familie begünstigt in der „Nähe“ zu wohnen oder die deines Verlobten. Oder Ihr wählt eine Location, bei der alle eine weitere Anreise haben.
In jedem Fall solltest du dich frühzeitig mit den Nächtigung-Kapazitäten beschäftigen. Sind nicht genug Zimmer frei, stehen deine Gäste vor einem Problem. Entweder kommen Sie nicht oder können nicht lange bleiben oder die Stimmung ist gedämpft, da ein längerer Heimweg noch bevorsteht.
Daher bedenke:
Gibt es ein Hotel oder Appartements in der Nähe?
Wie weit sind diese von der Hochzeitslocation entfernt?
Gibt es einen Shuttleservice vom Hotel oder muss extern etwas organisiert werden?
Gibt es Empfehlungen vom Hotel oder der Location?
Gibt es genug Zimmerkapazitäten für alle Gäste in einem Haus oder muss es aufgeteilt werden?
Eine nette Idee ist es, wenn ein Großteil deiner Gäste im gleichen Hotel nächtigt und ihr am nächsten Tag in der Früh gemeinsam frühstückt. Das ist eine gute Gelegenheit, gemeinsam Erinnerungen an die Feierlichkeiten am Vortag auszutauschen und so euer Fest “ausklingen” zu lassen.
3) Die Gästeanzahl
Eines der Themen, die die meisten Kopfschmerzen verursacht.
Wer soll dabei sein und wer eher nicht? Wen muss man einladen und wen hätte man gerne dabei.
Oft kommt man dabei schnell auf eine hohe Gästeanzahl, was wiederum wesentlich für die Location ist und für dein Budget.
Zu viele Gäste bringt genauso Herausforderungen mit sich wie zu wenige (Stichwort Mindestkonsum)
Es gibt allerdings eine Faustregel, dass ca. 10 % der Gäste absagen, sei aus krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen.
Kläre mit der Location ab, ob es möglich ist, dass alle in einem Raum sitzen können oder ob man die Gäste splitten muss. Das wäre nicht optimal, wenn es um die Reden geht oder Präsentationen, bei denen alle auf eine Leinwand schauen sollten.
Ein Punkt, den ich in der Vergangenheit immer mehr wahrgenommen habe, ist, wie viele Kinder auf deiner Hochzeit erwartet werden.
Das ist für das Catering wesentlich und auch für dich könnte es Sinn ergeben, eine professionelle Kinderanimation zu buchen.
Nur wenn die Kinder versorgt sind, sind die Eltern entspannt und die allgemeine Stimmung ist gut :)
An dieser Stelle darf ich eine ganz besonders tolle Kinderbetreuung für genau solche Events empfehlen. Die liebe Sonja unterstützt dich sehr gerne bei allen Fragen rund um dieses Thema für eure Hochzeit (https://www.kinderbetreuung-sonja.at/)
4) Das liebe Geld – dein Hochzeitsbudget
Ein Faktor, der ganz schnell ganz groß werden kann. Spare aber nicht am falschen Ende, denn dein Ziel sollte es sein, deine perfekte Hochzeit zu gestalten.
Hinterfrage aber auch bei der Location (so wie bei allen deinen Dienstleistern)
Diese Fragen solltest du stellen:
Welche Leistungen und Services sind inkludiert?
Was kommt extra noch dazu?
Gibt es Kosten, die in dem Moment nicht offensichtlich sind, die aber kommen werden (Bsp. Reinigungskosten, …)?
5) Der Platzbedarf für deine Dienstleister
Egal, ob Musiker, Caterer oder Fotobox, jeder benötigt Platz. Der eine mehr, der andere weniger. Trotzdem solltest du vorab abklären, ob es Limitierungen beim Platz gibt. Vor allem, was das Equipment betrifft.
Wenn der oder die Dienstleister erst am Tag der Hochzeit beim Aufbau sehen oder gesagt bekommen, dass sie dort nicht aufbauen können oder dürfen (Stichwort Feuerpolizeiliche Mindestabstände), dann schaffst du dir nur unnötigen Stress.
Am Ende kann es sogar dadurch passieren, dass dein toller Plan nicht in die Tat umgesetzt werden kann. Wenn die Musiker dann eben nicht bei der Bar oder wo auch immer stehen dürfen, sondern irgendwo im Nirgendwo, wo sie keiner wahrnimmt.
Diese Fragen solltest du stellen:
Frage deinen Ansprechpartner nach Empfehlungen
Bitte um Planskizzen der Räumlichkeiten, damit du diese an die Dienstleister weitergeben kannst.
Frage nach, ob es einen oder eine spezielle Ansprechpartnerin gibt für genau diese Fragen und ob du die Kontaktdaten dazu an deine Dienstleister weitergeben kannst.
6)Aufteilung der Räumlichkeiten
Keine Sorge, es geht hier nicht um innenarchitektonische Meisterleistungen ;)
Es macht aber definitiv einen Unterschied , ob der Essensbereich vom Tanzbereich getrennt ist. Müssen deine Gäste weite Strecken zurücklegen, um den Abend zu genießen (Stichwort: Bar oder Toiletten), verlieren sie bald den Spaß daran.
Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass die ältere Generation Anlässe wie eine Hochzeit gerne nutzt, um sich zu unterhalten, während die jüngere Generation gerne Party macht. Wenn der Essensbereich im gleichen Raum ist, wie der Tanzbereich, kann es zu Reibungen kommen, da laute Musik förderlich für die tanzwütigen Gäste ist, aber nicht förderlich für die Gespräche am Tisch.
Ideal ist es auch, wenn sich die Bar in der Nähe der Tanzfläche befindet. Damit stellst du eine gute Balance zwischen guten Gesprächen und hemmungslosen Tänzen sicher.
Diese Fragen solltest du stellen:
Wie sieht die Raumaufteilung aus?
Wo sind wichtige Punkte wie Garderobe oder Toiletten?
Wie weit ist die Tanzfläche vom Essensbereich und von der Bar entfernt?
7) Uhrzeiten, Sperrstunden und Co
Damit du einen reibungslosen Ablauf planen und du diesen Zeitplan auch an alle weitergeben kannst, benötigst du den Input dazu.
Ab wann darf man rein und bis wann muss man raus.
Das ist das Grundgerüst deines Zeitplanes.
Deine gebuchten Dienstleister werden dir diese Fragen auch stellen, um sich entsprechend vorzubereiten.
Wenn ein Florist nur ein knappes Zeitfenster für die Dekoration hat, muss er zusätzliche Mitarbeiter einplanen und das schlägt sich auf deine Kosten nieder.
Im schlimmsten Fall macht er es gar nicht und sagt, du sollst dir jemand anders suchen, weil Qualität eben Zeit benötigt.
Die Sperrstunde ist wichtig, damit du weißt, ob du den Hochzeit-DJ auf eine mögliche Verlängerung ansprichst oder für wann du ein Shuttle zum Hotel organisieren musst.
Das Gleiche gilt für den Tag danach – bis wann muss, was abgebaut werden. Gibt es ein weiteres Event am Tag danach, werden die Organisatoren ebenfalls dekorieren oder aufbauen wollen. Das benötigt Zeit und daher solltest du Bescheid wissen und diese Information auch entsprechend weitergeben.
Diese Fragen solltest du stellen:
Ab wann darf man die Location benutzen?
Ab wann dürfen Dienstleister rein?
Floristik
Hochzeit DJ
Hochzeitsband
Caterer
Gibt es eine Sperrstunde?
Bis wann muss die Location am nächsten Tag geräumt sein?
Ab wann können die Dienstleister am nächsten Tag abbauen?
8) Was hat das eigentlich mit der Musik zu tun?
Nun hast du diesen Ratgeber mit meinen Erfahrungen und Tipps auf meiner Webseite als Hochzeit DJ gefunden und nicht auf einer von einer Hochzeit Location.
Warum?
Weil ich damals sehr dankbar gewesen wäre für eine solche Hilfestellung und meine Philosophie ist es, dass du eine unvergessliche Hochzeit haben solltest, auf der du unendlich viel Spaß hast.
Aus Sicht des Hochzeit-DJs ist eine gute Location wichtig für die Stimmung. Problematisch wird es, wenn es vor Ort Beschränkungen bei der Lautstärke gibt. Es gibt nichts Unangenehmeres, wenn die Polizei wegen Ruhestörung auftaucht und im schlimmsten Fall die Party beendet. Dazu ist es bei mir noch nie gekommen, da ich mich immer vorher mit der Location abspreche.
Aus meiner Sicht ist es schwierig eine gute Stimmung aufzubauen, wenn du tanzen möchtest, die Gespräche von deinem Tanznachbarn aber lauter sind als die Musik selbst.
Wenn du während des Essens eine dezente Hintergrundmusik abspielen möchtest, ist es ideal, wenn es eine bereits verbaute Anlage in der Location gibt. Diese ist meist gleichmäßig in den Räumen verteilt und bietet ein solch ideales Klangbild für die Gäste während des Essens.
Diese Fragen solltest du stellen:
Gibt es eine Lautstärkenbeschränkung?
Dürfen Musiker eigenes Equipment verwenden?
Gäbe es vor Ort Equipment?
Gibt es eine Hausanlage für Hintergrundmusik?
Ich hoffe, ich konnte dir durch diesen Ratgeber ein paar nützliche Gedanken mitgeben, die dir bei der Wahl deiner Hochzeitslocation helfen.
Wenn du konkrete Fragen hast oder etwas in dem Blog nicht beantwortet wurde, schreib mir doch einfach unverbindlich und lass mich dir helfen, deinen perfekten Tag zu gestalten.
Dein DJ Egmont Scott